CBP overtuigt NS over pasfoto bij inzageverzoek

Afbeelding: Plan V 1964 Dutch Railway or Nederlandse Spoorwegen. van Dirk-Jan Kraan | Licentie: CC BY-NC 2.0

De nieuwe richtlijn van het CBP over het “kopietje paspoort” overtuigt de NS. Zij geeft nu ook zonder pasfoto inzage in mijn gegevens. Gedeeltelijk.

Vorig jaar deed ik bij de Nederlandse Spoorwegen (NS) een verzoek om inzage in de persoonsgegevens die zij van mij verwerkt. Dat verzoek ziet er grofweg hetzelfde uit als de brief die gegenereerd kan worden met Bits of Freedom’s PIM. De pasfoto op de kopie van mijn identiteitsbewijs was weggestreept. Nadat mijn verzoek om die onleesbare pasfoto geweigerd was, heb ik de NS uitgelegd waarom die weigering onterecht is:

Ook op deze kopie is de pasfoto onleesbaar gemaakt. Een pasfoto wordt gezien als een bijzonder persoonsgegeven, omdat de foto een indicatie van het ras is. Artikel 16 van de Wet bescherming persoonsgegevens verbiedt het verwerken van bijzondere persoonsgegevens behoudens enkele uitzonderingen. Artikel 18 van de wet stelt dat het gebruik van bijzondere persoonsgegevens met het oog op identificatie is toegestaan, maar slechts als dat voor dit doel onvermijdelijk is. Hiervan is dit geval geen sprake.

Ik kon de NS niet overtuigen en de NS weigerde zonder toelichting. Een paar maanden later publiceerde het CBP een nieuw ‘richtsnoer’ (wat een naam!) over het gebruik van kopieën van identiteitsbewijzen door bedrijven zoals de NS. In een brief aan de NS citeerde ik het CBP:

De Wbp kent een aantal categorieën persoonsgegevens die in beginsel niet mogen worden verwerkt. Daarvan een kopie of scan maken is dus eveneens verboden . Deze zogeheten bijzondere persoons gegevens zeggen onder meer iets over ras, gezondheid of geloofsovertuiging of betreffen strafrechtelijke gegevens. Het zijn gevoelige persoonsgegevens die extra risico’s met zich meebrengen, zoals discriminatie of uitsluiting van de betreffende persoon voor een bepaalde dienst of product.

Bij een verzoek om legitimatie en eventueel een ‘kopietje paspoort’ is met name het begrip ‘ras’ van belang. Dit begrip moet ruim worden uitgelegd en omvat zowel iemands nationaliteit als kenmerken waaruit zijn of haar etnische afkomst kan worden afgeleid, zoals bij een pasfoto.Daarom mag een pasfoto niet zomaar worden gekopieerd. De Wbp bevat een (limitatief) aantal uitzonderingen op het verbod op het gebruik van deze gegevens, waaronder het gebruik van een pasfoto als dat voor de identificatie van een persoon onvermijdelijk is. Als voorbeeld dient het gebruik van een pasfoto op een toegangspas van een groot concern. In overige gevallen is het gebruik verboden.

Daarop schreef Operationeel Manager Klantenservice van de NS:

Het spijt mij dat eerdere verzoeken hiertoe zijn afgewezen. Inmiddels is gebleken dat dit onterecht is gebeurd. Daarvoor bied ik namens NS mijn oprechte excuses aan. […]  Onderstaand de gegevens zoals we deze van u in ons systeem hebben opgeslagen:

De brief bevat een overzicht van mijn persoonsgegevens die de NS verwerkt. Wat onder meer opvalt is een tikfout in mijn e-mailadres en een erg oud telefoonnummer. En ironisch genoeg ontbreekt in het overzicht mijn pasfoto van mijn Voordeelurenkaart.